Что такое электронный документ.

§  Электронный документ — это обычный doc- или pdf-файл, который можно создать и прочитать в любом редакторе. Важно, чтобы он был подписан специальной электронной подписью и отправлен особым образом.

§  Чтобы никто не сомневался, что именно Вы подписали электронный документ, и никто его не изменил, специалисты по цифровой безопасности придумали электронную подпись. Это как отпечаток пальца, наложенный на уникальный набор битов и байтов Вашего документа. Проще говоря, подписывая что-то электронной подписью, Вы говорите: «Я подтверждаю подлинность этого набора битов».

§  Электронную подпись прикрепляют к любому документу, после чего он считается подписанным. Подпись лишь гарантирует, что перед Вами тот самый неизменный документ, в том виде, в котором его Вам отправили. Если поменять что-то в документе и сохранить, поменяется его набор битов — подпись будет недействительной.

Где взять электронную подпись.

§  Электронную подпись покупают в специальном удостоверяющем центре. Главное, чтобы он входил в список аккредитованных центров Министерства связи РФ.

§  Нужно оформить заявку на сайте, указать в ней реквизиты своей фирмы, а затем получить счет и оплатить услугу.

§  Далее с Вами свяжется менеджер и пригласит в офис за ключом. В момент получения сертификата у Вас проверят паспорт. Могут еще уточнить Ваши полномочия и реквизиты компании. Ключ загрузят на  специальную безопасную флешку, которая называется токен.

Как работает электронная подпись.

§  Федеральный закон «Об электронной подписи» описывает юридическую силу  электронной подписи и определяет типы подписей: простую, неквалифицированную и квалифицированную.

§  Подписывать документы можно любой из них, но каждая предназначена для своих случаев жизни (см. таблицу ниже).

§  Квалифицированная подпись – это универсальный вариант. Именно ее наличие в первую очередь проверяют в государственных органах.

Простая или неквалифицированная подпись.

§  Такие подписи подойдут, если Вы не участвуете в электронных торгах, не обмениваетесь электронной первичкой и не отправляете налоговую отчетность.

§  Оба типа подписи доступны и дешевы, но с ограниченным применением:

ü  Неквалифицированная подпись содержит криптографические алгоритмы, но не подтверждается никаким удостоверяющим центром.

ü  Простая подпись представляет собой лишь комбинацию из логина и пароля, учетную запись на сайте госуслуг или электронный адрес контрагента.

§  Простую подпись можно использовать для договоров, счетов и актов, но придется подписать отдельное соглашение с контрагентом и зафиксировать согласие сторон доверять такой подписи. Если у Вас десятки контрагентов и разные документы, то Вам придется с каждым подписать такой документ, и со временем этот процесс будет замедлять работу. Тогда лучше подумать о другом сертификате электронной подписи.

§  Чтобы использовать простую электронную подпись, надо распечатать и подписать бумажный вариант соглашения или включить специальный пункт в договор с контрагентом — это требование закона.

Квалифицированная подпись.

§  Такая подпись подойдет для счетов-фактур и налоговой. По закону электронные счета-фактуры можно подписывать только такой подписью. Купить ее можно только в удостоверяющем центре, входящем в зону доверия ФНС. Список доверенных центров можно посмотреть на сайте налоговой.

§  Каждый год сертификат квалифицированной подписи необходимо обновлять, что добавляет забот: надо следить за сроком действия и вовремя заказывать перевыпуск.

§  Для работы с квалифицированной подписью надо установить специальную программу — средство криптозащиты информации. Программа крепит электронную подпись на документ и проверяет подписи других участников обмена.

§  Можно выбрать платную программу («Криптопро ЦСП») или бесплатную («Випнет ЦСП»). Функционально они почти не отличаются, но с бесплатной могут возникнуть проблемы совместимости. Обе работают на Windows  и на Mac OS.

§  Можно использовать облачную электронную подпись, для нее не надо устанавливать программу криптозащиты. Она хранится в сервисе обмена, и каждый раз, когда Вы подписываете документ, Вам на телефон приходит смс с подтверждением действия. Такой сертификат дешевле и удобнее в использовании, но менее безопасен.

Зачем нужен оператор документооборота.

§  Подписанный электронный документ можно отправить по обычной электронной почте, но если почту взломают, документы окажутся у злоумышленников. Поэтому, например, налоговая инспекция принимает декларации только через специальные сервисы, и они называются операторами документооборота.

§  Это электронная почта работает через браузер, есть папки с входящими и исходящими, справочник адресов, встроенный поиск, редактор документов. Внутри — высоконагруженный сервис с защищенными каналами связи и шифрованием, которые обеспечивают безопасность передачи документов.

§  С оператором электронного документооборота даже не надо заключать договор. Просто регистрируетесь, загружаете сертификат электронной подписи и оплачиваете тариф по счету. Остальные заботы берет на себя оператор: уведомляет ФНС, что Вы присоединились к обмену, следит за форматами и гарантирует соблюдение законодательства РФ.

§  Таких сервисов в России несколько десятков. Выбирать нужно по качеству сервиса: по скорости техподдержки, готов ли оператор помогать подключать контрагентов, какие возможности он предлагает и есть ли у него консультанты-аналитики, которые помогут Вам внедрить сервис в работу.

§  Вашему контрагенту тоже придется подключиться к оператору. Он может выбрать Вашего или любого другого — тогда обмен пойдет через роуминг, как в сотовой связи.

Сколько стоят электронные документы.

§  Работая через оператора, Вы платите только за документ, который подписали обе стороны. В среднем стоимость отправки документа составляет около 6—8 руб., а все входящие бесплатны.

§  Можно купить минимальный пакет на 300 документов, но он очень быстро кончится. Выгоднее купить безлимитный годовой пакет или договориться об индивидуальных условиях.

§  Переходить на электронные документы выгодно, если Вы отправляете 100 и больше документов в месяц или минимум 1000 документов в год. Тогда Вы сократите расходы на бумагу и доставку почти в 5 раз.

Проблемы с обменом электронными документами.

§  Этим нельзя заниматься в одиночку.

§   Несовершенство попутных сервисов.

Например, чтобы отправить в ФНС акты, их надо сначала выгрузить из бухгалтерской программы, потом загрузить в сервис отчетности, где есть ограничение по количеству документов. И так несколько раз, пока не отправятся все акты. Если счет идет на сотни документов, бухгалтер потратит несколько часов, отправляя новые пачки в сервис. Но при бумажном документообороте на это уйдет еще больше времени.

§  Если дело дойдет до суда, то тогда придётся думать, как представить электронные документы в суд. Российские суды пытаются идти в ногу со временем и принимают документы в электронном виде — их можно загрузить через сервис «Мой арбитр» или на сайте суда общей юрисдикции. Но будьте готовы, что Вас могут попросить представить документы на бумаге или предъявить оригиналы в соответствии с ч. 3 ст. 75 АПК РФ. В этом случае документы проще распечатать и заверить у нотариуса.